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この記事の結論
不動産営業用の所有者リストを作る場合、法務局の証明文・公印付き登記事項証明書が必ず必要とは限りません。GeoLeadが取得するのは登記情報提供サービスの不動産登記情報PDFであり、登記事項証明書ではありません。
「誰が所有者かを社内で確認し、アプローチ先を決める」ことが目的であれば、オンラインで取得できる登記情報で足りる場合があります。証明文・公印が求められるのは、裁判所・金融機関・行政などの第三者に対して所有関係を証明する必要がある場面です。
所有者リストを作る流れは、①対象エリアと物件条件を決める → ②地番・家屋番号を調べる → ③請求区分（所有者事項／全部事項）を決める → ④登記情報を取得する → ⑤所有者の氏名・住所を書き出す → ⑥名寄せして重複をまとめる → ⑦郵便番号を補完し送付先として整える → ⑧送付停止（オプトアウト）先を除外する、の8ステップです。
「登記簿謄本を取らないといけない」と考えて手が止まってしまう場面の多くは、実は目的が「所有者の確認」であり、証明文・公印を必要としません。まず自分の用途がどちらなのかを切り分けてください。
この場合は法務局で登記事項証明書の交付を受けてください。登記情報提供サービスの登記情報PDFには証明文・公印が付かないため、証明書そのものの代わりにはなりません。ただし一部の行政手続では、登記情報提供サービスの照会番号によって添付書類の省略が認められる場合があります。提出先の要件をご確認ください。
この場合は、登記情報提供サービスから取得できる登記情報で足りる場合が多く、GeoLead はこの用途を対象としています。
ただし、証明書が必要かどうかを最終的に決めるのは提出先です。提出を求められている場面では、提出先の指定を必ず確認してください。ここでの整理は一般的な考え方であり、個別の手続における要否を保証するものではありません。
| 呼び方 | 何を指すか | 主な取得元 | 証明文・公印 | 証明書としての提出 |
|---|---|---|---|---|
| 登記簿謄本 | 紙の登記簿を書き写して交付していた時代の呼び方。登記簿がデータ化された現在は、日常会話や実務のなかで「登記事項証明書」を指す通称として使われることが多い。 | —（通称のため、この名称の書類が交付されるわけではない） | — | — |
| 登記事項証明書 | 登記記録の内容を法務局が証明する書面。全部事項証明書・現在事項証明書などの種類がある。 | 法務局（窓口・郵送・オンライン申請） | 付く（登記官の証明文・公印） | できる |
| 登記情報 | 登記記録の内容をオンラインで閲覧・PDF 取得できるもの。請求区分として「所有者事項」「全部事項」などがある。 | 登記情報提供サービス（一般財団法人民事法務協会が運営） | 付かない | 不可（ただし照会番号により添付書類の省略が認められる手続あり） |
先に取得件数が決まるため、最初に範囲を絞ります。エリア、用途（戸建・アパート・区分マンション・土地）、築年数、規模などの条件を決めておくと、後工程の取得コストと確認作業が見通せます。
「まず広く取ってから絞る」進め方は、取得費用と確認工数の両方が膨らみやすいため避けるのが無難です。
登記情報は住居表示では請求できません。対象物件の地番（土地）や家屋番号（建物）を特定します。ここが手作業では最も時間のかかる工程です。
区分建物では、建物全体ではなく対象の部屋の家屋番号を確認する必要があります。
所有者の氏名・住所を確認して営業リストを作るのが目的であれば「所有者事項」で足りる場合があり、抵当権など権利関係まで確認したい場合は「全部事項」を選びます。どちらも登記情報提供サービスの請求区分であり、証明文・公印は付きません。
登記情報提供サービスから対象物件の登記情報を PDF で取得します。件数が多い場合は、この 1 件ずつの画面操作が最大のボトルネックになります。
PDF の権利部甲区（所有権に関する事項）などから、所有者の氏名・住所・持分を表計算ソフトなどに転記します。人手で行うと転記ミスと表記ゆれが混入しやすい工程です。
同じ所有者が複数の物件を持っていることは珍しくありません。同一人物・同一法人をまとめないと、同じ相手に同じ内容の DM が何通も届くことになります。住所表記のゆれ（「1丁目2番3号」と「1-2-3」など）の吸収が要点です。
登記記録に郵便番号はないため、住所から補完します。あわせて、宛名として体裁が整っているか（法人格の位置、旧字体、番地の欠落など）を確認します。
過去に「今後の送付を希望しない」と申し出のあった宛先を、送付前に必ず除外します。除外リストがリスト作成の工程に組み込まれていないと、申し出後も送り続けてしまう事故が起こります。
| 観点 | 法務局で登記事項証明書を取る | 登記情報提供サービスを自分で使う | GeoLead を使う |
|---|---|---|---|
| 手に入るもの | 証明文・公印付きの登記事項証明書 | 登記情報の PDF（証明文・公印なし） | 登記情報の PDF（証明文・公印なし） |
| 証明書としての提出 | できる | できない | できない |
| 地番・家屋番号の調査 | 自分で調べる | 自分で調べる | 地図上で対象物件を選び、地番・家屋番号の確認を支援（住所からの自動変換はブルーマップ提供地区のみ） |
| 取得の操作 | 窓口・郵送・オンライン申請 | 1 件ずつ画面操作 | 対象物件を登録し、地番・物件種別を確認して取得依頼 |
| 氏名・住所の書き出し | 目視で転記 | 目視で転記 | PDF から所有者名・住所などを自動抽出し、リスト化を支援 |
| 重複の整理（名寄せ） | 手作業 | 手作業 | 名寄せ機能で同一所有者をまとめる |
| 送付停止先の除外 | 自社で管理 | 自社で管理 | 送付停止（オプトアウト）管理を標準機能として利用 |
| 費用の考え方 | 法務局が定める交付手数料 | 登記情報提供サービスの公式料金 | 最新取得は所有者事項 240 円／件・全部事項 450 円／件、データライブラリ経由は 70 円／件・138 円／件（いずれも税別・条件により変動） |
地図上で対象物件を選び、地番や家屋番号を確認しながら登記情報の取得対象を決められます。ただし住所（住居表示）から地番への自動変換はブルーマップ提供地区に限られ、非対応地区では地番を別途お調べいただく必要があります。
対象物件を登録し、必要な地番・物件種別を確認したうえで取得を依頼できます。1 件ずつ画面操作を繰り返す必要がありません。
取得済みの登記情報 PDF から所有者名・住所などを自動抽出し、確認・編集できる所有者データとして扱えます。郵便番号は住所情報からの補完を含めて支援します。
住所表記のゆれを吸収して同一の所有者をまとめ、同じ相手に重複して DM が届くことを防ぎます。
GeoLead 上に取得実績のある登記情報を活用する「データライブラリ」を併用すると、最新取得より低い単価で利用できる場合があります。当社料金にもとづく比較では、条件により最大約 71% のコスト削減となるケースがあります（所有者事項 240 円／件 → 70 円／件、全部事項 450 円／件 → 138 円／件。いずれも税別、条件により変動します）。
登記情報の取得そのものの仕組み（対象物件の登録から取得依頼、PDF からの抽出まで）は、登記情報自動取得の機能ページで詳しく説明しています。重複の整理については名寄せを、取得コストの考え方についてはデータライブラリをご覧ください。
全部事項証明書・現在事項証明書など、法務局が交付する証明書は GeoLead では取得できません。第三者への提出や法的手続で証明書が必要な場合は、法務局での交付手続をご利用ください。GeoLead が扱うのは登記情報提供サービスの登記情報（PDF）です。
電話番号・メールアドレス・郵便番号・家族構成・資産状況などは不動産登記情報には記載されません。所有者の連絡先が自動的に判明するわけではありません。
未登記の建物、賃借人（借家人）の情報、相続が発生していても登記が未了の場合の現在の相続人などは、登記情報からは把握できません。
登記情報は登記された時点の内容です。その後の転居・売買・相続が登記に反映されていない場合があり、記載された住所に必ず本人が居住しているとは限りません。
登記情報から取り出した氏名・住所も個人情報にあたります。公開情報であっても個人情報保護法の対象です。利用目的をできる限り具体的に特定し、あらかじめ公表するか、取得後速やかに本人へ通知または公表してください（法令上の例外を除きます）。あわせて、アクセスできる担当者の限定、保管期間と廃棄のルール、安全管理措置、委託先の管理、第三者提供の要件についても確認が必要です。
DM の内容によっては、特定商取引法などにもとづく表示や勧誘に関するルールが関係します。適用の有無は送付物の内容・取引形態によって変わるため、原稿は自社の法務確認を通したうえで送付してください。
「今後の送付を希望しない」という申し出を受け付ける窓口と、それを次回以降のリストから確実に除外する運用の両方が必要です。GeoLead では送付停止（オプトアウト）管理を標準機能として備えており、DM に印字した QR コードから配信停止を受け付けることもできます。
いつ・誰が・どの宛先に送付したか、どの申し出をいつ反映したかを残しておくと、問い合わせを受けた際に確認できます。GeoLead では操作の監査ログを利用できます。
※ 本記事は一般的な実務の整理であり、法的助言ではありません。個別の適用可否については、 自社の法務担当者や専門家にご確認ください。